Polityka Prywatności i Ochrony Danych Osobowych (RODO) — „Cyfrowa Książeczka Weterynaryjna ONLINE"

Data ostatniej aktualizacji: 17 czerwca 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

TOP VETERINARY SOLUTION Sp. z o.o.
KRS: 0001258690
NIP: 8961671308
REGON: 54542610000000
E-mail: kontakt@ksiazeczkaonline.pl

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), gdyż nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO. Wszelkie zapytania dotyczące ochrony danych należy kierować na adres e-mail podany powyżej.

2. Model „Zero-Personal-Data" — jak chronimy Twoje dane

Aplikacja działa w modelu „Zero-Personal-Data", który maksymalnie minimalizuje ryzyko naruszenia prywatności:

• Tokenizacja danych — każdy użytkownik otrzymuje unikalny, losowy identyfikator, który nie zawiera danych osobowych i nie pozwala na identyfikację właściciela zwierzęcia.
• Anonimowe przechowywanie — dokumentacja weterynaryjna zwierząt jest przypisana wyłącznie do tokenu, nie do imienia, nazwiska ani adresu e-mail właściciela.
• Dobrowolna deanonimizacja — dopiero po wyrażeniu wyraźnej i świadomej zgody przez Użytkownika jego dane kontaktowe mogą być udostępnione lekarzom weterynarii w portalu lekarze.ksiazeczkaonline.com.
• Odporność na wycieki — w przypadku nieuprawnionego dostępu do systemu osoba trzecia zobaczy jedynie „zwierzę o ID abc123 miało szczepienie", bez możliwości identyfikacji właściciela.
• Brak sprzedaży danych — dane Użytkowników nigdy nie są sprzedawane, udostępniane reklamodawcom ani wykorzystywane do profilowania komercyjnego.

3. Obowiązek informacyjny przy rejestracji (art. 13 RODO)

W momencie rejestracji w Aplikacji Użytkownik otrzymuje — przed kliknięciem przycisku „Zarejestruj się" — następujące informacje:

• tożsamość i dane kontaktowe Administratora (TOP VETERINARY SOLUTION Sp. z o.o., kontakt@ksiazeczkaonline.pl),
• cele i podstawy prawne przetwarzania (wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• kategorie przetwarzanych danych (imię, nazwisko, adres e-mail),
• okres przechowywania danych (czas trwania konta + 5 lat po jego zamknięciu),
• prawa wynikające z RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, wycofanie zgody),
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO,
• dobrowolność podania danych, przy czym niepodanie adresu e-mail uniemożliwia rejestrację,
• informację o braku zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Użytkownik potwierdza zapoznanie się z powyższymi informacjami poprzez zaznaczenie checkboxa zgody przed rejestracją. Bez zaznaczenia zgody rejestracja nie jest możliwa.

4. Zakres i cele przetwarzania danych — Użytkownicy aplikacji

5. Przetwarzanie danych lekarzy weterynarii — kontakt handlowy (B2B)

Administrator może przetwarzać dane kontaktowe lekarzy weterynarii (imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa gabinetu, adres) pozyskane ze źródeł publicznie dostępnych (rejestry zawodowe, bazy gabinetów weterynaryjnych) w celu przedstawienia oferty usług platformy skierowanej do profesjonalistów z branży weterynaryjnej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na prowadzeniu działalności gospodarczej i promowaniu usług wśród potencjalnych klientów profesjonalnych (B2B). Administrator przeprowadził test balansowania interesów i stwierdził, że:

• cel jest legitymowany (informacja handlowa B2B, nie reklama konsumencka),
• dane pochodzą ze źródeł publicznie dostępnych i dotyczą działalności zawodowej, nie prywatnej,
• przetwarzanie jest niezbędne i proporcjonalne do celu,
• przetwarzanie nie narusza praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności zapewniamy prawo sprzeciwu.

Prawo sprzeciwu: Lekarz weterynarii może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych w celach marketingowych, wysyłając wiadomość na adres kontakt@ksiazeczkaonline.pl. Po wniesieniu sprzeciwu dane zostaną niezwłocznie usunięte lub zablokowane.

Podstawa prawna w zakresie komunikacji e-mail: Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 10) wymaga zgody na wysyłkę informacji handlowych. W przypadku wysyłki do adresów e-mail, które stanowią dane osobowe (indywidualne adresy), Administrator stosuje klauzulę informacyjną przy pierwszym kontakcie oraz zapewnia możliwość rezygnacji (opt-out) w każdej wiadomości.

6. Logowanie przez Google OAuth

Aplikacja korzysta z wbudowanego mechanizmu Google OAuth. Pobierane są wyłącznie:

• adres e-mail z konta Google — w celu identyfikacji i komunikacji,
• imię i nazwisko — wyświetlane w interfejsie użytkownika.

Czego NIE robimy:

• NIE czytamy treści wiadomości e-mail ani skrzynki odbiorczej Google.
• NIE wysyłamy wiadomości w imieniu Użytkownika bez jego wiedzy.
• NIE udostępniamy danych Google żadnym podmiotom trzecim w celach komercyjnych.

Uprawnienia aplikacji można odwołać: myaccount.google.com/permissions

7. Zautomatyzowane przetwarzanie danych i sztuczna inteligencja

Aplikacja wykorzystuje modele sztucznej inteligencji (AI) do:

• Analizy dokumentów weterynaryjnych (PDF) — AI wyodrębnia dane strukturalne (daty, leki, diagnozy) z przesłanych plików. Dane wejściowe są zanonimizowane (bez danych właściciela).
• Asystenta zdrowia zwierząt — AI odpowiada na pytania dotyczące profilaktyki i zdrowia zwierząt na podstawie historii weterynaryjnej przypisanej do tokenu.

Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne (art. 22 RODO): AI w Aplikacji służy wyłącznie jako narzędzie pomocnicze — nie podejmuje decyzji mających wpływ na prawa lub wolności osób fizycznych. Wszelkie decyzje weterynaryjne należą do lekarza weterynarii lub właściciela zwierzęcia.

8. Bezpieczeństwo danych

• Szyfrowanie transmisji — wszystkie połączenia są szyfrowane protokołem HTTPS (TLS 1.2/1.3).
• Szyfrowanie przechowywania — dane w bazach danych są szyfrowane standardem AES-256.
• Pseudonimizacja — dane weterynaryjne powiązane są wyłącznie z tokenem, nie z danymi osobowymi.
• Kontrola dostępu — zasada minimalnych uprawnień; dostęp logowany i audytowany.
• Kopie zapasowe — regularne, szyfrowane backupy danych.
• Hasła — przechowywane wyłącznie w formie skrótu kryptograficznego (bcrypt).

9. Prawa osób, których dane dotyczą (art. 15–22 RODO)

• Prawo dostępu do danych (art. 15) — prawo do uzyskania kopii przetwarzanych danych oraz informacji o przetwarzaniu.
• Prawo do sprostowania danych (art. 16) — prawo do poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") (art. 17) — prawo do usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) — prawo do żądania wstrzymania przetwarzania danych w określonych przypadkach.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy. Dane weterynaryjne są dostępne dla Użytkownika wyłącznie w czasie aktywności jego konta.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21) — prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego. Sprzeciw wobec marketingu jest bezwzględny.
• Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3) — w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
• Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (art. 22) — Administrator nie stosuje profilowania wywołującego skutki prawne.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl

Wnioski należy kierować na: kontakt@ksiazeczkaonline.pl. Odpowiedź udzielana jest bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania wniosku (art. 12 ust. 3 RODO). W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne 60 dni — o czym Administrator poinformuje.

10. Okres przechowywania danych

• Dane konta: przez okres korzystania z Aplikacji + 5 lat po zamknięciu konta (dokumentacja weterynaryjna, roszenia).
• Dokumentacja medyczna zwierząt: wyłącznie przez okres aktywności konta — po jego zamknięciu dane są niezwłocznie usuwane.
• Dane płatności (faktury): 5 lat od końca roku kalendarzowego (obowiązek podatkowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Logi bezpieczeństwa: maksymalnie 90 dni, chyba że dochodzi do incydentu bezpieczeństwa — wówczas do czasu zakończenia postępowania.
• Dane kontaktowe lekarzy weterynarii (marketing B2B): do momentu wniesienia sprzeciwu lub przez maksymalnie 3 lata od ostatniego kontaktu.
• Dane zanonimizowane w portalu lekarze.ksiazeczkaonline.com: bezterminowo w celach naukowych i epidemiologicznych (dane nie pozwalają na identyfikację właściciela zwierzęcia).

11. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych następującym podmiotom na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO):

• Base44, Inc. (USA) — dostawca platformy hostingowej i infrastruktury IT, na której działa Aplikacja. Base44 przetwarza dane jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Umowa powierzenia (DPA) jest integralną częścią Warunków Usług Base44:base44.com/dpa. Transfer danych do USA zabezpieczony standardowymi klauzulami umownymi (SCC). Base44 posiada certyfikaty SOC 2 Type II oraz ISO 27001.
• SendGrid (Twilio Inc., USA) — dostawca usług wysyłki e-mail (e-maile powitalne, przypomnienia, powiadomienia, odzyskiwanie ID). Działa jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Przetwarzane są wyłącznie: adres e-mail oraz imię i nazwisko Użytkownika. Umowa powierzenia (DPA) dostępna pod adresem:twilio.com/legal/data-protection-addendum. DPA jest automatycznie włączone w Terms of Service i obowiązuje od 1 stycznia 2020 r. Transfer danych do USA zabezpieczony standardowymi klauzulami umownymi (SCC).
• Stripe, Inc. (USA) — operator płatności. Dane płatnicze przekazywane bezpośrednio do Stripe; Administrator nie ma dostępu do pełnych danych kart płatniczych. Umowa powierzenia (DPA) dostępna pod adresem:stripe.com/legal/dpa. Transfer danych do USA zabezpieczony standardowymi klauzulami umownymi (SCC) — Stripe posiada również certyfikat DPF (Data Privacy Framework).
• PDF Vault Pro — wewnętrzne narzędzie Administratora do automatycznej analizy dokumentów PDF, działające na platformie Base44. Nie jest odrębnym podmiotem trzecim — stanowi integralną część infrastruktury przetwarzania Administratora, objętą umową powierzenia z Base44. Służy do ekstrakcji danych strukturalnych (daty, leki, diagnozy) z dokumentów weterynaryjnych przesyłanych przez Użytkowników. Przetwarzanie odbywa się w ramach tej samej infrastruktury Base44 i jest objęte DPA Base44.
• Lekarze weterynarii (portal lekarze.ksiazeczkaonline.com) — wyłącznie po wyrażeniu wyraźnej zgody przez Użytkownika; bez zgody dane są w 100% anonimowe.
• Organy publiczne — wyłącznie na podstawie przepisów prawa i w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań ustawowych.

Przekazywanie do państw trzecich: Administrator stara się ograniczać przekazywanie danych poza EOG. W przypadku gdy jest to niezbędne (Base44, SendGrid, Stripe — wszystkie z siedzibą w USA), stosowane są odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z Rozdziałem V RODO (standardowe klauzule umowne, decyzje o adekwatności). Podstawę prawną transferu stanowi art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

12. Pliki cookies i technologie śledzące

Aplikacja używa wyłącznie niezbędnych plików cookies sesyjnych do utrzymania stanu logowania Użytkownika. Zgodnie z art. 173 ust. 1 pkt 1 Ustawy Prawo Telekomunikacyjne, zgoda nie jest wymagana dla cookies niezbędnych do świadczenia usługi.

Nie stosujemy:

• cookies reklamowych ani śledzących,
• narzędzi remarketingowych (Google Ads, Meta Pixel itp.),
• zewnętrznych narzędzi analitycznych gromadzących dane osobowe.

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies sesyjnych może uniemożliwić korzystanie z Aplikacji.

13. Logi serwera

Każde zapytanie do serwera jest automatycznie rejestrowane. Zbierane informacje obejmują: adres IP, datę i godzinę, rodzaj przeglądarki i systemu operacyjnego, kod odpowiedzi HTTP. Logi służą wyłącznie celom administracyjnym i bezpieczeństwa, są przechowywane maksymalnie 90 dni i nie są kojarzone z konkretnymi Użytkownikami.

14. Naruszenia ochrony danych osobowych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, Administrator — zgodnie z art. 33 RODO — zgłasza naruszenie właściwemu organowi nadzorczemu (PUODO) w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, o ile naruszenie może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności Użytkowników, Administrator zawiadomi ich o naruszeniu bez zbędnej zwłoki (art. 34 RODO).

15. Zmiany Polityki Prywatności

O istotnych zmianach Polityki Prywatności Użytkownicy zostaną poinformowani pocztą elektroniczną co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie oraz powiadomieniem w Aplikacji przy pierwszym logowaniu po zmianie. Nieistotne zmiany (np. redakcyjne) mogą być wprowadzane bez uprzedniego powiadamiania.

16. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:
E-mail: kontakt@ksiazeczkaonline.pl
Adres: TOP VETERINARY SOLUTION Sp. z o.o., KRS: 0001258690, NIP: 8961671308
Administrator dołoży wszelkich starań, aby odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki.